Shipping Instruction là gì? Vai trò của SI trong xuất nhập khẩu
- 16 thg 6
- 6 phút đọc
Trong xuất khẩu đường biển, một lỗi nhỏ trên chứng từ có thể kéo theo nhiều chi phí sửa đổi và chậm trễ giao hàng. Shipping Instruction là gì vì vậy là câu hỏi rất quan trọng với doanh nghiệp mới làm hàng xuất khẩu. Có thể hiểu đơn giản, Shipping Instruction giống như bản hướng dẫn để hãng tàu hoặc forwarder phát hành vận đơn chính xác. Nếu SI đúng, Bill of Lading sẽ hạn chế sai sót. Nếu SI sai, doanh nghiệp có thể phải sửa vận đơn, phát sinh phí và ảnh hưởng đến tiến độ thông quan. Cùng H-Cargo Logistics tìm hiểu trong bài viết này.
I. Shipping Instruction là gì?
Shipping Instruction là chứng từ hướng dẫn vận chuyển do shipper hoặc forwarder gửi cho hãng tàu để làm căn cứ phát hành vận đơn đường biển.
1. Shipping Instruction là gì trong xuất nhập khẩu?
Shipping Instruction, thường được viết tắt là SI, là bản hướng dẫn thông tin lô hàng xuất khẩu gửi cho hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc forwarder. Dựa trên SI, đơn vị vận chuyển sẽ lập Draft Bill of Lading để người gửi hàng kiểm tra trước khi phát hành vận đơn chính thức.
Trong xuất nhập khẩu, SI không phải là chứng từ thanh toán hay chứng từ thông quan độc lập. Tuy nhiên, SI có vai trò rất quan trọng vì thông tin trên SI thường được dùng để thể hiện trên Bill of Lading.
Một Shipping Instruction thường giúp xác nhận:
Thông tin người gửi hàng: gồm tên shipper, địa chỉ và thông tin liên hệ.
Thông tin người nhận hàng: gồm consignee và notify party theo yêu cầu giao dịch.
Thông tin vận chuyển: gồm cảng xếp, cảng dỡ, tên tàu, số chuyến.
Thông tin hàng hóa: gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, số container và số seal.
Xem thêm: So sánh tự làm hải quan và thuê dịch vụ
2. Ai là người lập và gửi Shipping Instruction?
Người lập và gửi Shipping Instruction thường là shipper, doanh nghiệp xuất khẩu hoặc forwarder được chủ hàng ủy quyền. Trong thực tế, nếu doanh nghiệp làm việc trực tiếp với hãng tàu, bộ phận chứng từ của doanh nghiệp sẽ gửi SI cho hãng tàu.
Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ logistics trọn gói, forwarder thường hỗ trợ lập, kiểm tra và gửi SI. Tuy nhiên, chủ hàng vẫn cần cung cấp thông tin chính xác để forwarder xử lý đúng theo hợp đồng và bộ chứng từ xuất khẩu.
Các bên thường tham gia quá trình lập SI gồm:
Shipper: cung cấp thông tin người gửi, hàng hóa và yêu cầu phát hành vận đơn.
Consignee: là bên nhận hàng, thường được thể hiện theo hợp đồng mua bán.
Forwarder: hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu và gửi SI cho hãng tàu.
Hãng tàu: tiếp nhận SI và phát hành Draft B/L để kiểm tra.
3. Shipping Instruction được gửi cho ai?
Shipping Instruction thường được gửi cho hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc forwarder phụ trách lô hàng. Bên nhận SI sẽ dùng thông tin này để lập Draft B/L, sau đó gửi lại cho shipper hoặc forwarder kiểm tra.
Tùy quy trình làm việc, SI có thể được gửi qua email, hệ thống online của hãng tàu hoặc nền tảng quản lý chứng từ của forwarder. Một số hãng tàu yêu cầu gửi SI đúng định dạng và đúng thời hạn cut-off SI.
II. Shipping Instruction dùng để làm gì trong logistics?
Shipping Instruction giúp hãng tàu hoặc forwarder có đủ dữ liệu để phát hành vận đơn. Đây là chứng từ quan trọng trong quy trình xuất khẩu đường biển.
Các vai trò chính của SI gồm:
Làm căn cứ phát hành Draft B/L: Hãng tàu dựa vào SI để lập bản nháp vận đơn cho shipper kiểm tra trước khi phát hành chính thức.
Đối chiếu thông tin lô hàng: SI giúp kiểm tra thông tin giữa booking, container, seal, invoice, packing list và hợp đồng.
Hạn chế sai sót trên Bill of Lading: Khi SI được khai đúng, vận đơn sẽ giảm nguy cơ sai tên hàng, sai người nhận hoặc sai cảng đến.
Hỗ trợ quản lý chứng từ xuất khẩu: Forwarder có thể dựa vào SI để theo dõi cut-off chứng từ và xử lý yêu cầu phát hành B/L.
Xác định yêu cầu phát hành vận đơn: SI thể hiện nhu cầu lấy Original B/L, Surrendered B/L hoặc Telex Release.
III. Shipping Instruction gồm những thông tin gì?
Một Shipping Instruction cần thể hiện đầy đủ thông tin về chủ hàng, người nhận, hàng hóa, container, tuyến vận chuyển và yêu cầu phát hành vận đơn.
Nhóm thông tin | Nội dung cần khai |
Thông tin shipper | Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế nếu cần, thông tin liên hệ |
Thông tin consignee | Tên người nhận hàng, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã định danh nếu thị trường yêu cầu |
Notify party | Bên được thông báo khi hàng đến, có thể là consignee hoặc bên thứ ba |
Thông tin vận chuyển | Tên tàu, số chuyến, cảng xếp, cảng dỡ, nơi giao hàng |
Thông tin hàng hóa | Tên hàng, số lượng kiện, trọng lượng, thể tích, mã HS nếu cần |
Thông tin container | Số container, số seal, loại container, số lượng container |
Thông tin cước | Freight Prepaid hoặc Freight Collect |
Yêu cầu B/L | Original B/L, Surrendered B/L, Telex Release hoặc Sea Waybill |
IV. Phân biệt Shipping Instruction, Booking Confirmation và Bill of Lading
Shipping Instruction, Booking Confirmation và Bill of Lading đều xuất hiện trong quy trình xuất khẩu đường biển. Tuy nhiên, mỗi chứng từ có bản chất và mục đích khác nhau.
Tiêu chí | Shipping Instruction | Booking Confirmation | Bill of Lading |
Bản chất | Hướng dẫn làm vận đơn | Xác nhận đặt chỗ | Chứng từ vận tải |
Người lập/phát hành | Shipper hoặc forwarder lập | Hãng tàu hoặc forwarder phát hành | Hãng tàu hoặc forwarder phát hành |
Mục đích | Cung cấp thông tin để làm B/L | Xác nhận lịch tàu, chỗ và booking | Xác nhận hàng đã được nhận/chở |
Thời điểm sử dụng | Trước khi phát hành Draft B/L | Sau khi đặt booking | Sau khi nhận hàng hoặc hàng lên tàu |
Giá trị chứng từ | Dùng để hướng dẫn phát hành vận đơn | Dùng để triển khai lô hàng | Có giá trị pháp lý trong vận tải |
V. Những lỗi thường gặp khi khai Shipping Instruction
Khai sai Shipping Instruction có thể khiến Draft B/L sai, vận đơn chính thức sai hoặc phải sửa chứng từ sau khi phát hành.
Các lỗi thường gặp gồm:
Sai tên shipper hoặc consignee: Lỗi này ảnh hưởng trực tiếp đến vận đơn, chứng từ ngân hàng và thủ tục nhận hàng.
Sai notify party: Bên cần nhận thông báo hàng đến có thể không nhận được thông tin kịp thời.
Sai cảng đi, cảng đến: Lỗi này gây rủi ro lớn trong điều phối vận chuyển và giao nhận hàng.
Sai mô tả hàng hóa: Tên hàng không khớp invoice, packing list hoặc yêu cầu nhập khẩu có thể gây khó khăn khi thông quan.
Sai số container hoặc số seal: Đây là lỗi thường gặp khi cập nhật SI sau khi đóng hàng.
Sai điều kiện cước: Nhầm Freight Prepaid và Freight Collect có thể ảnh hưởng đến trách nhiệm thanh toán.
Gửi SI trễ: Khi quá hạn cut-off SI, hãng tàu có thể từ chối xử lý hoặc tính phí phát sinh.
Xem thêm: Dịch vụ vận tải hàng dự án
VI. Kết luận
Shipping Instruction là gì? Đây là bản hướng dẫn vận chuyển dùng để cung cấp thông tin cho hãng tàu hoặc forwarder phát hành Bill of Lading. SI không phải là vận đơn chính thức, nhưng lại quyết định nhiều thông tin quan trọng trên vận đơn.
Doanh nghiệp cần khai SI đầy đủ, gửi đúng hạn cut-off và kiểm tra Draft B/L kỹ trước khi xác nhận phát hành. Cách làm này giúp hạn chế sai sót chứng từ, tránh phí sửa B/L và bảo vệ tiến độ giao hàng.
Liên hệ H-Cargo Logistics ngay hôm nay để được hỗ trợ khai Shipping Instruction, kiểm tra vận đơn và xử lý chứng từ xuất khẩu đường biển chính xác, nhanh chóng, an toàn.
Liên hệ để được tư vấn miễn phí:
H-CARGO INTERNATIONAL LOGISTICS
[A]: 113-115 Ung Van Khiem Street, Thanh My Tay Ward, Ho Chi Minh City, Vietnam.
[P]: +84 888 909 186 (Mr. Jack)
[E]: info@hcargovn.com
Bình luận