Chậm thông quan gây phát sinh chi phí gì?
- 5 thg 6
- 6 phút đọc
Chậm thông quan là tình trạng thường gặp trong hoạt động xuất nhập khẩu, có thể kéo theo nhiều chi phí phát sinh không mong muốn như lưu kho, lưu bãi, phí chờ vận chuyển và gián đoạn kế hoạch giao hàng. Bài viết dưới đây H-CARGO sẽ giúp bạn hiểu rõ chậm thông quan gây phát sinh những chi phí gì và cách hạn chế rủi ro hiệu quả.
Nội dung bài viết:
I. Nguyên nhân dẫn đến chậm thông quan
Chậm thông quan có thể xảy ra do nhiều yếu tố khác nhau, từ phía doanh nghiệp, cơ quan hải quan đến đặc thù hàng hóa.
Một số nguyên nhân phổ biến gồm:
Hồ sơ khai báo chưa chính xác hoặc thiếu thông tin: Sai mã HS, sai mô tả hàng hóa hoặc thiếu chứng từ là nguyên nhân thường gặp khiến tờ khai bị giữ lại để kiểm tra bổ sung.
Hàng hóa thuộc diện kiểm tra thực tế: Một số lô hàng bị phân luồng vàng hoặc đỏ sẽ phải kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa, làm kéo dài thời gian thông quan.
Chính sách quản lý thay đổi: Khi có thay đổi về quy định nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành hoặc thuế suất, quá trình xử lý có thể bị chậm lại để xác minh lại thông tin.
Thiếu giấy phép chuyên ngành: Các mặt hàng như thực phẩm, thiết bị y tế, hóa chất… cần giấy phép nhập khẩu. Nếu thiếu hoặc sai giấy phép sẽ bị giữ hàng.
Ách tắc tại cảng hoặc hệ thống hải quan: Vào mùa cao điểm, tình trạng quá tải tại cảng hoặc lỗi hệ thống điện tử cũng có thể làm chậm quá trình thông quan.
II. Chậm thông quan gây phát sinh chi phí
Khi hàng hóa bị chậm thông quan, doanh nghiệp không chỉ đối mặt với việc kéo dài thời gian xử lý thủ tục mà còn phát sinh nhiều nhóm chi phí mang tính dây chuyền. Điểm đáng chú ý là các chi phí này thường không tách rời mà có xu hướng “chồng lên nhau” theo thời gian lưu hàng, khiến tổng chi phí logistics tăng mạnh hơn dự kiến ban đầu.
1. Chi phí lưu kho, lưu bãi
Chi phí lưu kho, lưu bãi thường là khoản phát sinh đầu tiên khi hàng bị giữ lại tại cảng hoặc kho. Mức phí này được tính theo ngày hoặc theo mốc thời gian, nên càng chậm thông quan, chi phí càng tăng lũy tiến.
Ngoài ra, trong thực tế vận hành, doanh nghiệp còn có thể gặp thêm chi phí gián tiếp như: chi phí sắp xếp lại kho nội bộ, chi phí điều phối nhân sự nhận hàng, hoặc chi phí phát sinh do phải dời lịch sản xuất vì thiếu nguyên liệu đầu vào. Với hàng container, việc chiếm dụng diện tích bãi lâu ngày còn làm giảm khả năng xoay vòng container, gây áp lực ngược lại lên chuỗi logistics.
2. Phí demurrage và detention
Demurrage và detention là hai khoản phí mang tính “phạt thời gian” rất đặc thù trong vận tải container.
Demurrage phát sinh khi container nằm quá thời gian miễn phí tại cảng.
Detention phát sinh khi doanh nghiệp giữ container bên ngoài cảng quá hạn quy định.
Điểm rủi ro lớn là hai khoản phí này có thể tăng theo cấp số cộng hoặc lũy tiến theo ngày, đặc biệt khi doanh nghiệp chưa kịp thông quan hoặc chưa hoàn tất thủ tục lấy hàng. Trong nhiều trường hợp, tổng phí demurrage + detention thậm chí cao hơn chi phí vận chuyển ban đầu, làm giảm đáng kể biên lợi nhuận đơn hàng.
3. Chi phí vận chuyển phát sinh
Chậm thông quan thường kéo theo hiệu ứng dây chuyền trong kế hoạch vận tải. Khi hàng không thể giao đúng lịch, doanh nghiệp buộc phải điều chỉnh lại toàn bộ lịch trình logistics như đổi xe, đổi tuyến, hoặc tách lô hàng để giao gấp.
Những điều chỉnh này dẫn đến các chi phí tăng thêm như:
Phí thuê xe ngoài kế hoạch hoặc xe chạy gấp
Phí lưu trữ tạm thời trước khi giao hàng
Phí tăng cước do thay đổi lịch vận chuyển hoặc ưu tiên xử lý
Chi phí điều phối lại toàn bộ chuỗi giao nhận
Đặc biệt với hàng phục vụ sản xuất hoặc bán lẻ, việc trễ tiến độ còn có thể khiến doanh nghiệp phải chọn phương án vận chuyển nhanh (express), vốn có chi phí cao hơn rất nhiều so với kế hoạch ban đầu.
4. Chi phí nhân sự và xử lý chứng từ
Khi xảy ra chậm thông quan, bộ phận xuất nhập khẩu hoặc logistics thường phải làm việc với cường độ cao hơn để xử lý các vấn đề phát sinh. Điều này bao gồm bổ sung hồ sơ, giải trình với hải quan, chỉnh sửa tờ khai hoặc phối hợp với nhiều bên liên quan như hãng tàu, forwarder, kho bãi.
Ngoài chi phí nhân sự trực tiếp (tăng giờ làm, tăng ca), doanh nghiệp còn chịu chi phí gián tiếp như:
Giảm hiệu suất xử lý các lô hàng khác
Tăng nguy cơ sai sót do áp lực thời gian
Mất thời gian cơ hội cho các hoạt động kinh doanh cốt lõi
Ở quy mô lớn, đây là chi phí khó đo lường nhưng lại ảnh hưởng rõ rệt đến hiệu quả vận hành tổng thể.
5. Chi phí cơ hội
Chi phí cơ hội là khoản thiệt hại lớn nhất nhưng thường bị bỏ qua khi đánh giá chậm thông quan. Khi hàng bị chậm, doanh nghiệp có thể mất đi doanh thu từ các đơn hàng đúng hạn, hoặc không kịp cung ứng cho thị trường đang có nhu cầu cao.
Một số tác động điển hình gồm:
Mất hợp đồng do giao hàng trễ
Giảm khả năng cạnh tranh về thời gian so với đối thủ
Gián đoạn sản xuất dây chuyền do thiếu nguyên liệu
Mất cơ hội bán hàng theo mùa vụ hoặc thời điểm cao điểm
Về dài hạn, chi phí cơ hội còn ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu, khiến đối tác đánh giá thấp độ tin cậy trong chuỗi cung ứng, từ đó làm giảm khả năng ký kết các hợp đồng lớn trong tương lai.
III. Cách hạn chế tình trạng chậm thông quan
Để hạn chế tình trạng chậm thông quan, doanh nghiệp cần chủ động kiểm soát từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến quá trình khai báo và phối hợp với các bên liên quan. Việc làm đúng ngay từ đầu không chỉ giúp rút ngắn thời gian thông quan mà còn giảm đáng kể các chi phí phát sinh không cần thiết.
Một số giải pháp quan trọng doanh nghiệp nên áp dụng gồm:
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác: Kiểm tra kỹ mã HS, mô tả hàng hóa, số lượng và chứng từ liên quan trước khi khai báo để tránh sai sót dẫn đến việc phải bổ sung hoặc kiểm tra lại.
Cập nhật quy định hải quan thường xuyên: Theo dõi các chính sách mới về xuất nhập khẩu và kiểm tra chuyên ngành để đảm bảo không thiếu giấy phép hoặc khai báo sai quy định hiện hành.
Làm việc với đơn vị logistics uy tín: Lựa chọn đối tác có kinh nghiệm giúp hỗ trợ xử lý chứng từ nhanh chóng, hạn chế sai sót và tối ưu quy trình thông quan.
Chủ động kế hoạch nhập hàng: Sắp xếp lịch trình nhập hàng hợp lý, tránh để sát thời gian mới triển khai, từ đó giảm rủi ro phát sinh do ùn tắc hoặc chậm xử lý hồ sơ.
Kiểm tra kỹ hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt: Với các mặt hàng có điều kiện như thực phẩm, thiết bị y tế, hóa chất…, cần chuẩn bị đầy đủ giấy phép trước khi hàng về cảng để tránh bị giữ lại.
IV. Kết luận
Chậm thông quan không chỉ gây gián đoạn hàng hóa mà còn kéo theo nhiều chi phí phát sinh và ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh. Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác, nắm rõ quy định và lựa chọn đơn vị hỗ trợ uy tín sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro hiệu quả.
Nếu bạn cần hỗ trợ thủ tục hải quan, tư vấn xuất nhập khẩu hoặc tối ưu quy trình thông quan nhanh chóng, hãy liên hệ ngay với đội ngũ của H-CARGO để được hỗ trợ chi tiết và kịp thời.
Liên hệ để được tư vấn miễn phí:
H-CARGO INTERNATIONAL LOGISTICS
[A]: 113 Ung Van Khiem, My Thanh Tay Ward, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City.
[P]: +84 888 909 186 (Mr. Jack)
[E]: info@hcargovn.com
Bình luận