Xuất khẩu đường biển ngày càng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế nhờ chi phí tối ưu, khả năng vận chuyển khối lượng lớn và sự ổn định cao. Với những doanh nghiệp chưa quen quy trình, việc hiểu rõ từng bước trong xuất khẩu đường biển sẽ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế chi phí và tránh rủi ro phát sinh trong quá trình tác nghiệp. Bài viết này H-CARGO sẽ hướng dẫn chi tiết toàn bộ các bước cần thiết, đảm bảo bạn có thể thực hiện suôn sẻ từ chuẩn bị hàng hóa đến giao chứng từ cho đối tác.

Xuất khẩu đường biển là gì?

Xuất khẩu đường biển là hình thức vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng tàu biển, hoạt động phổ biến nhất trong logistics toàn cầu do chi phí thấp và khả năng vận chuyển khối lượng lớn. Đây là phương án phù hợp cho doanh nghiệp xuất khẩu hàng nặng, hàng cồng kềnh hoặc hàng đi khoảng cách xa. Mặc dù thời gian vận chuyển dài hơn hàng không, nhưng bù lại doanh nghiệp có thể tối ưu ngân sách và an toàn hàng hóa.

Đặc điểm của xuất khẩu đường biển

Xuất khẩu đường biển có đặc điểm nổi bật ở khả năng đáp ứng khối lượng hàng hóa lớn với chi phí thấp hơn nhiều so với các phương thức khác. Tuy nhiên, thời gian vận chuyển dài thường phụ thuộc vào lịch tàu và tình hình thời tiết. Hình thức này đòi hỏi chứng từ đầy đủ, quy trình rõ ràng và sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp – hãng tàu – hải quan. Với mỗi loại hàng hóa, doanh nghiệp cần đảm bảo tiêu chuẩn đóng gói, kẹp chì và khai báo đúng quy định để hạn chế rủi ro.

Các nhóm hàng "vàng" tối ưu nhất cho vận tải đường biển

Vận tải đường biển chiếm hơn 80% sản lượng giao thương toàn cầu nhờ khả năng "cân" mọi loại hàng hóa từ siêu trường siêu trọng đến hàng tiêu dùng số lượng lớn. Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc các nhóm sau, đường biển chính là phương án tối ưu nhất về chi phí:

1. Nhóm hàng nông - thủy sản (Hàng yêu cầu nhiệt độ)

Đây là nhóm hàng đòi hỏi sự khắt khe về bảo quản. Vận tải biển cung cấp giải pháp Container lạnh (Reefer) chuyên dụng, giúp duy trì nhiệt độ và độ ẩm chính xác suốt hành trình dài.

Sản phẩm tiêu biểu: Trái cây, thủy hải sản đông lạnh, thực phẩm chế biến.

2. Hàng công nghiệp, máy móc thiết bị (Hàng quá khổ)

Với những loại hàng có kích thước lớn, vượt quá tiêu chuẩn của máy bay, vận tải biển là lựa chọn duy nhất nhờ các loại container đặc biệt:

Container Flat Rack/Open Top: Dành cho máy móc, thiết bị công trình lớn.
Hàng dự án (Project Cargo): Các dây chuyền sản xuất, cấu kiện thép khổng lồ.

3. Hàng tiêu dùng, may mặc & giày dép (Hàng khối lượng lớn)

Đây là nhóm hàng có tính ổn định cao, thường đi theo các tuyến xa như Châu Âu hoặc Mỹ. Sử dụng container 40ft hoặc 45ft giúp doanh nghiệp tối ưu không gian đóng hàng, từ đó kéo mức phí vận chuyển trên mỗi đơn vị sản phẩm xuống mức thấp nhất.

4. Vật liệu xây dựng & Khoáng sản (Hàng nặng)

Gỗ, sắt thép, xi măng, hay đá khối là những mặt hàng có trọng lượng rất lớn. Vận tải biển giúp giải quyết bài toán vận chuyển liên tục với số lượng hàng ngàn tấn mà không phương thức nào khác có thể thay thế được về mặt kinh tế.

Xem thêm: Vận chuyển hàng hóa đi Peru bằng đường biển

Các nhóm hàng "vàng" tối ưu nhất cho vận tải đường biển

Quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển chi tiết từ A–Z

Nắm rõ quy trình giúp doanh nghiệp chủ động, giảm thiểu sai sót và tối ưu chi phí trong suốt hành trình vận chuyển. Dưới đây là các bước chuẩn nhất do nhiều doanh nghiệp logistics áp dụng.

Bước 1 – Chuẩn bị hàng hóa & chứng từ cần thiết

Đây là bước quan trọng nhất, quyết định hàng có được thông quan nhanh chóng hay không. Doanh nghiệp cần đảm bảo chất lượng hàng đạt chuẩn, đóng gói đúng quy định và đầy đủ chứng từ đi kèm.

1. Bộ chứng từ cơ bản (Main Documents)

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): "Xương sống" của giao dịch, quy định rõ điều kiện Incoterms, thanh toán và trách nhiệm các bên.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ quan trọng nhất để cơ quan hải quan xác định giá trị tính thuế. Lưu ý: Thông tin trên Invoice phải khớp tuyệt đối với vận đơn (B/L).
Phiếu đóng gói (Packing List): Mô tả chi tiết cách thức đóng hàng, trọng lượng (Gross/Net Weight) và quy cách kiện hàng. Đây là căn cứ để kho bãi và hãng tàu kiểm soát hàng hóa.

2. Chứng từ chứng nhận chất lượng và nguồn gốc

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): "Vũ khí" giúp nhà nhập khẩu được hưởng ưu đãi thuế quan (như các mẫu Form E, Form AK, Form EUR.1...). Thiếu C/O, doanh nghiệp có thể phải đóng mức thuế tối đa.
Giấy chứng nhận kiểm dịch & Hun trùng (Phytosanitary & Fumigation): Đặc biệt bắt buộc đối với hàng nông sản, thực phẩm hoặc các lô hàng sử dụng pallet gỗ. Nếu không có chứng từ này, hàng hóa có thể bị buộc tái xuất hoặc tiêu hủy tại nước đến.

3. Các chứng từ vận tải bổ sung

Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Bằng chứng về việc nhận hàng của hãng tàu và là chứng từ sở hữu hàng hóa.
Bảo hiểm hàng hóa (Insurance Policy): Đặc biệt cần thiết khi giao dịch theo điều kiện CIF hoặc CIP để bảo vệ quyền lợi trước các rủi ro trên biển.

Việc chuẩn bị càng kỹ càng giúp quy trình các bước sau diễn ra suôn sẻ.

Bước 2 – Đặt booking tàu & xác nhận lịch trình

Booking Note (Lệnh cấp chỗ) không chỉ là một tờ giấy xác nhận, nó là "tấm vé" quyết định lô hàng của bạn có được khởi hành đúng hạn hay không. Trong bối cảnh vận tải biển luôn biến động, việc đọc hiểu và kiểm soát các thông tin trên Booking là kỹ năng sống còn của nhà xuất khẩu.

1. Kiểm soát 5 thông tin trên Booking Note

Ngay khi nhận được Booking từ Forwarder hoặc Hãng tàu, bộ phận chứng từ cần kiểm tra đối chiếu ngay các thông tin sau:

Cảng đi (POL) & Cảng đến (POD): Đảm bảo đúng tuyến đường (Direct hay Tranship - chuyển tải) để tránh phát sinh thời gian và chi phí nội địa không mong muốn.
Loại và số lượng Container: Kiểm tra kỹ kích cỡ (20’DC, 40’HC, 45’...) và tình trạng container đặc biệt (như container lạnh cần cài đặt nhiệt độ/thông gió).
Lệnh cấp vỏ (Empty Container Release): Địa điểm và thời hạn bạn được phép đến kho bãi (Depot) để lấy container rỗng về kho đóng hàng.
Lịch trình tàu (Schedule): Ngày tàu chạy dự kiến (ETD) và ngày tàu cập bến (ETA).

2. "Chạy đua" với 3 mốc thời gian quyết định (Closing Time)

Trong Logistics, chậm một phút có thể trả giá bằng hàng triệu đồng phí lưu kho bãi và rủi ro rớt tàu. Hãy đặc biệt lưu ý:

Closing Time (Hạn cắt máng - CY Closing): Đây là thời hạn cuối cùng bạn phải hạ container đầy (Full) về bãi cảng chỉ định. Sau giờ này, cảng sẽ đóng sổ, mọi container hạ trễ đều bị từ chối lên tàu.
SI/Docs Closing (Hạn cắt chứng từ): Thời điểm cuối cùng để gửi Chi tiết vận đơn (SI - Shipping Instruction) cho hãng tàu. Đây là căn cứ để hãng tàu phát hành Vận đơn (Bill of Lading) và khai báo Manifest.
VGM Closing: Thời hạn cuối cùng để gửi khai báo xác nhận tổng trọng lượng container theo công ước quốc tế SOLAS.

3. Tại sao doanh nghiệp cần ưu tiên "Booking sớm"?

Việc chủ động đặt chỗ từ 2 - 3 tuần trước ngày tàu chạy dự kiến mang lại lợi thế chiến lược:

Giữ chỗ (Space) ổn định: Đặc biệt trong mùa cao điểm hoặc khi thị trường thiếu tàu, có booking sớm là bảo hiểm cho lịch giao hàng với đối tác.
Cố định giá cước (Fix Rate): Giúp doanh nghiệp bảo vệ lợi nhuận trước các đợt tăng giá đột ngột (GRI) của hãng tàu.
Ưu tiên nguồn vỏ container: Tránh tình trạng đến sát ngày đóng hàng mới phát hiện kho bãi hết container rỗng đạt tiêu chuẩn (đặc biệt là container loại 40'HC hoặc container lạnh).

Bước 3 – Đóng hàng, kẹp chì & vận chuyển hàng ra cảng

Sau khi có booking, doanh nghiệp tiến hành đóng hàng tại kho hoặc tại bãi theo đúng quy trình. Hàng được xếp vào container, cân – đo – kiểm tra và kẹp chì theo tiêu chuẩn. Công đoạn này đòi hỏi tính chính xác cao để tránh phát sinh như lệch trọng lượng, đóng thiếu hoặc nhầm lẫn mã hàng. Sau khi đóng cont xong, doanh nghiệp vận chuyển hàng ra cảng theo đúng thời gian CY để kịp chuyến tàu.

Bước 4 – Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Thủ tục hải quan là bước bắt buộc trong mọi quy trình xuất khẩu đường biển. Nếu khai báo sai, chứng từ không khớp sẽ dẫn đến kiểm hóa hoặc bị chậm trễ.

Doanh nghiệp cần thực hiện:

Khai tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS
Nộp chứng từ: Invoice, Packing List, Hợp đồng
Kiểm tra luồng: xanh – vàng – đỏ
Làm thủ tục kiểm hóa nếu bị yêu cầu
Niêm phong, thông quan và hoàn tất xuất khẩu

Quá trình này đòi hỏi kỹ năng và kinh nghiệm để tránh rủi ro liên quan đến trị giá tính thuế, khai sai HS code hoặc thiếu chứng từ.

Bước 5 – Xếp hàng lên tàu & theo dõi hành trình

Khi hải quan hoàn tất, container được xếp lên tàu theo lịch. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại manifest, theo dõi lịch trình, cập nhật ETA (Estimated Time of Arrival) để thông báo kịp thời cho người nhận. Nếu có thay đổi về lịch tàu, cần chủ động điều chỉnh chứng từ và kế hoạch nhận hàng tại cảng đích.

Bước 6 – Giao chứng từ cho đối tác & hoàn tất thanh toán

Bộ chứng từ vận chuyển được gửi cho người nhập khẩu để họ làm thủ tục nhận hàng.

Bộ chứng từ gồm:

Vận đơn (Bill of Lading – B/L)
Invoice
Packing List
C/O
Giấy kiểm dịch (nếu có)

Hoàn tất bước này đồng nghĩa giao dịch kết thúc và tiến hành thanh toán theo điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển chi tiết từ A–Z

Chi phí trong xuất khẩu đường biển

Chi phí trong quy trình xuất khẩu đường biển bao gồm nhiều hạng mục khác nhau. Việc nắm rõ giúp doanh nghiệp chủ động tính toán ngân sách và hạn chế phát sinh.

Các khoản phí chính trong xuất khẩu đường biển

Tổng chi phí thường bao gồm phí vận chuyển, phí xử lý tại cảng, phí chứng từ và các khoản phí đặc thù theo tuyến. Mỗi hãng tàu có mức giá khác nhau nhưng cấu trúc chung khá giống nhau.

Một số khoản phí chính:

Cước biển (Ocean Freight): phí vận chuyển từ cảng đi đến cảng đến.
THC (Terminal Handling Charge): phí nâng hạ container tại cảng.
Local charge: phí chứng từ, phí kẹp chì, phí handling.
Phí kiểm dịch – hun trùng: áp dụng cho hàng nông sản, gỗ.
Phí AMS, ISF (tuyến Mỹ) hoặc ENS (tuyến EU): phí khai báo an ninh hàng hải.

Xem thêm: Vận chuyển hàng hóa đi Argentina bằng đường biển

Các khoản phí chính trong xuất khẩu đường biển

Những lưu ý "sống còn" khi làm xuất khẩu đường biển

Dù quy trình lý thuyết có vẻ rõ ràng, nhưng trong thực tiễn, Logistics là ngành của những biến số. Để lô hàng không bị đình trệ, doanh nghiệp cần nằm lòng 2 quy tắc quản trị rủi ro sau:

1. Lựa chọn Hãng tàu & Forwarder: Đừng chỉ nhìn vào giá

Mỗi hãng tàu (Carrier) đều có những tuyến đường "thế mạnh" riêng (Direct service hay Transhipment). Việc chọn đúng đơn vị vận chuyển không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn đảm bảo:

Lịch trình ổn định: Tránh tình trạng tàu bị delay liên tục ở các cảng chuyển tải.
Mạng lưới hỗ trợ tại cảng đích: Các Forwarder uy tín luôn có đại lý (Agent) mạnh để xử lý nhanh các vướng mắc về thủ tục hải quan tại nước nhập khẩu.
Hỗ trợ Free-time: Khả năng thương thảo thêm thời gian miễn phí lưu kho bãi (DEM/DET) để doanh nghiệp có thêm phương án dự phòng.

2. Rà soát chứng từ: Kiểm soát "Điểm mù" trước khi quá muộn

Sai sót chứng từ chiếm đến 70% nguyên nhân phát sinh chi phí tại cảng đích (như phí sửa Bill, phí lưu kho, phạt hải quan). Trước khi phát hành bản chính thức, hãy kiểm tra chéo (Cross-check) các thông tin "nhạy cảm" sau:

Mô tả hàng hóa & Mã HS Code: Phải khớp tuyệt đối giữa Invoice, Tờ khai và Manifest để tránh bị nghi ngờ gian lận thuế.
Số lượng & Trọng lượng: Sai số giữa thực tế và chứng từ vượt quá mức cho phép sẽ khiến hàng bị giữ lại để kiểm hóa (Physical Inspection).
Thông tin Shipper/Consignee: Chỉ cần sai một ký tự trong tên công ty hoặc địa chỉ cũng có thể khiến người nhận hàng không thể lấy được hàng.
Thời hạn của các chứng từ chuyên ngành: Đảm bảo giấy chứng nhận kiểm dịch, hun trùng hay C/O vẫn còn hiệu lực khi hàng cập cảng.

Kết luận

Xuất khẩu đường biển là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp muốn vận chuyển hàng hóa số lượng lớn với chi phí hợp lý và an toàn cao. Hiểu rõ quy trình từ chuẩn bị chứng từ, đặt booking, làm hải quan đến giao chứng từ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả vận chuyển. Nếu bạn đang tìm hiểu về xuất khẩu đường biển, hãy áp dụng đúng quy trình trong bài cùng H-CARGO· để đảm bảo mọi lô hàng đều diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.

Liên hệ để được tư vấn miễn phí:

H-CARGO INTERNATIONAL LOGISTICS

[A]: 113 Ung Van Khiem, My Thanh Tay Ward, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City.

[P]: +84 888 909 186 (Mr. Jack)

[E]: info@hcargovn.com

Quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển chi tiết từ A–Z (Cập nhật mới nhất)

Nội dung bài viết: