Thủ tục hải quan tại chỗ: Hướng dẫn chi tiết và kinh nghiệm thực tế mới nhất
- 24 thg 4
- 8 phút đọc
Đã cập nhật: 19 thg 5
Trong bối cảnh giao thương quốc tế ngày càng phát triển, mô hình xuất nhập khẩu tại chỗ đã trở thành một giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển. Tuy nhiên, việc thực hiện thủ tục hải quan tại chỗ vẫn còn gây ra nhiều lúng túng cho các doanh nghiệp mới tham gia hoặc chưa nắm vững quy định pháp luật hiện hành. Bài viết này H-Cargo Logistics sẽ chia sẻ toàn bộ kiến thức và kinh nghiệm thực tế để bạn có thể triển khai quy trình này một cách suôn sẻ và đúng luật.
Tổng quan về hình thức xuất nhập khẩu tại chỗ hiện nay
Xuất nhập khẩu tại chỗ là hình thức mà hàng hóa được các doanh nghiệp tại Việt Nam bán cho thương nhân nước ngoài nhưng lại được giao cho doanh nghiệp khác tại Việt Nam theo chỉ định của thương nhân nước ngoài đó. Điều này có nghĩa là hàng hóa không thực sự đi ra khỏi biên giới lãnh thổ Việt Nam nhưng về mặt pháp lý và thuế quan, nó vẫn được coi là một giao dịch quốc tế.
Việc hiểu rõ bản chất của hình thức này là bước đầu tiên để doanh nghiệp xác định xem mình có thuộc diện được áp dụng ưu đãi hay không. Để quy trình diễn ra thuận lợi, cả bên xuất khẩu và bên nhập khẩu cần phối hợp chặt chẽ trong việc chuẩn bị chứng từ và khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS của Hải quan.
Các trường hợp áp dụng thủ tục hải quan tại chỗ theo quy định
Không phải mọi giao dịch mua bán giữa các doanh nghiệp trong nước đều có thể khai báo theo hình thức này. Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), có 3 trường hợp điển hình được phép thực hiện thủ tục hải quan đặc thù này. Dưới đây là các nhóm đối tượng cụ thể mà bạn cần lưu ý để áp dụng đúng mã loại hình khi khai báo lên cơ quan chức năng
Sản phẩm gia công và máy móc thiết bị thuê mượn
Đây là trường hợp phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI). Khi một doanh nghiệp nhận gia công hàng hóa cho đối tác nước ngoài, sau khi hoàn thành sản phẩm, thay vì xuất trả sang nước chính chủ, họ sẽ giao hàng trực tiếp cho một đơn vị khác tại Việt Nam theo chỉ định để tiếp tục công đoạn sản xuất tiếp theo hoặc tiêu thụ nội địa.
Hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp nội địa với doanh nghiệp chế xuất
Doanh nghiệp chế xuất (EPE) được coi là nằm ngoài khu vực thuế quan. Do đó, khi một công ty nội địa bán nguyên liệu hoặc hàng hóa cho doanh nghiệp trong khu chế xuất, khu phi thuế quan, hai bên phải thực hiện các bước thủ tục tương tự như xuất nhập khẩu xuyên biên giới. Đây là quy định bắt buộc để đảm bảo quản lý thuế và định mức hàng hóa.
Hàng hóa mua bán theo hợp đồng giữa doanh nghiệp Việt Nam với thương nhân nước ngoài
Trong trường hợp này, thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam nhưng mua hàng từ doanh nghiệp A và yêu cầu giao cho doanh nghiệp B (đều ở Việt Nam). Đây là mô hình "mua của người này, bán cho người kia" nhưng điểm giao nhận hàng đều nằm trong nước, giúp cắt giảm tối đa chi phí logistics quốc tế cho các bên liên quan.
Quy trình thực hiện thủ tục hải quan tại chỗ cho doanh nghiệp xuất khẩu
Đối với bên xuất khẩu (người bán), việc hoàn tất hồ sơ sớm là điều kiện tiên quyết để bên mua có thể nhận hàng và đưa vào sản xuất. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong việc áp mã HS code và trị giá tính thuế để tránh bị bác bỏ tờ khai.
Tại H-Cargo Logistics, chúng tôi thường hướng dẫn khách hàng thực hiện theo các bước chuẩn hóa sau đây để đảm bảo tính pháp lý:
Chuẩn bị hồ sơ và khai thông tin tờ khai xuất khẩu
Người xuất khẩu cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List) và quan trọng nhất là văn bản chỉ định giao hàng tại Việt Nam của phía nước ngoài. Sau đó, kế toán hoặc nhân viên xuất nhập khẩu tiến hành khai báo tờ khai xuất tại chỗ trên phần mềm hải quan điện tử.
Thực hiện bàn giao hàng hóa và chứng từ cho bên nhập khẩu
Sau khi tờ khai xuất khẩu đã được thông quan hoặc có kết quả phân luồng, người xuất khẩu thực hiện giao hàng cho người nhập khẩu theo đúng thỏa thuận. Lúc này, bên xuất cần ký xác nhận trên phiếu xuất kho hoặc các biên bản bàn giao để làm căn cứ cho bên nhập thực hiện tiếp phần việc của mình. Lưu ý rằng thời gian giữa việc khai xuất và khai nhập không nên quá xa nhau.
Hoàn tất thủ tục xác nhận thông quan trên hệ thống
Khi bên nhập khẩu đã hoàn thành thủ tục nhập tại chỗ, hệ thống hải quan sẽ có sự kết nối. Người xuất khẩu cần theo dõi sát sao tình trạng tờ khai để đảm bảo hàng hóa đã được xác nhận thực xuất. Đây là chứng từ quan trọng để doanh nghiệp thực hiện hoàn thuế VAT (0%) hoặc báo cáo quyết toán với cơ quan thuế vào cuối năm tài chính.
Quy trình thực hiện thủ tục hải quan tại chỗ cho doanh nghiệp nhập khẩu
Người nhập khẩu (người mua hàng tại Việt Nam) đóng vai trò then chốt trong việc kết thúc chuỗi giao dịch này. Thông thường, bên nhập khẩu sẽ có 15 ngày kể từ ngày bên xuất khẩu thông quan tờ khai xuất để thực hiện đăng ký tờ khai nhập khẩu tương ứng.
Để tránh bị xử phạt hành chính do chậm trễ hoặc khai sai loại hình, bên nhập khẩu cần tuân thủ các bước dưới đây:
Tiếp nhận thông tin từ bên xuất khẩu và kiểm tra hàng hóa
Ngay khi nhận được thông báo giao hàng và thông tin tờ khai xuất từ bên bán, bộ phận thu mua cần kiểm tra đối chiếu số lượng, chủng loại hàng hóa thực tế với hóa đơn. Nếu có sai lệch, cần điều chỉnh ngay trước khi truyền tờ khai nhập lên hệ thống, tránh việc phải sửa đổi bổ sung sau thông quan rất phức tạp.
Khai báo tờ khai nhập khẩu tại chỗ và nộp thuế
Người nhập khẩu tiến hành khai tờ khai nhập tại chỗ, ghi rõ số tờ khai xuất tương ứng tại ô ghi chép hoặc mã đích vận chuyển theo hướng dẫn của cơ quan hải quan địa phương. Tùy vào loại hình doanh nghiệp (sản xuất xuất khẩu, gia công hay kinh doanh) mà doanh nghiệp sẽ phải nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT tương ứng trước khi được thông quan.
Lưu trữ hồ sơ và đối soát dữ liệu sau thông quan
Sau khi tờ khai nhập đã được thông quan và hàng hóa đã vào kho, doanh nghiệp cần lưu trữ bộ hồ sơ giấy hoặc file điện tử trong vòng 5 năm. Việc lưu trữ bao gồm cả chứng từ thanh toán qua ngân hàng (đối với giao dịch quốc tế) để phục vụ các đợt kiểm tra sau thông quan của Chi cục Hải quan hoặc thanh tra thuế.
Những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro khi làm thủ tục hải quan tại chỗ
Dựa trên kinh nghiệm thực tế xử lý hàng nghìn lô hàng mỗi năm, H-Cargo Logistics nhận thấy nhiều doanh nghiệp thường mắc phải những sai sót không đáng có. Những lỗi này không chỉ dẫn đến chậm trễ hàng hóa mà còn có thể gây ra những khoản phạt tài chính nặng nề.
Để tối ưu hóa quy trình, bạn nên ghi nhớ các danh mục kiểm tra sau đây:
Đồng nhất thông tin: Tên hàng, số lượng, đơn vị tính và trị giá trên tờ khai xuất và tờ khai nhập phải khớp nhau hoàn toàn.
Thời hạn khai báo: Tuyệt đối không để quá hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày thông quan tờ khai xuất. Nếu quá hạn, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thời hạn làm thủ tục.
Mã loại hình: Phải sử dụng đúng mã loại hình xuất khẩu tại chỗ (thường là B11, E52, E62...) và nhập khẩu tại chỗ (E21, E31, A12...) tùy theo mục đích sử dụng của hàng hóa.
Chứng từ thanh toán: Đối với hàng hóa mua bán có yếu tố nước ngoài, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng để được hưởng thuế suất VAT 0% cho đầu xuất.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ của H-Cargo Logistics
Việc tự thực hiện các thủ tục thuế quan đôi khi trở thành gánh nặng cho bộ phận nhân sự của doanh nghiệp, đặc biệt là khi các quy định pháp luật luôn thay đổi. H-Cargo Logistics ra đời với sứ mệnh giải quyết mọi khó khăn trong khâu vận hành chuỗi cung ứng và thủ tục hành chính cho khách hàng.
Chúng tôi mang đến giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động sản xuất kinh doanh cốt lõi. Dưới đây là những giá trị mà chúng tôi cam kết mang lại cho quý khách hàng:
Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm thực tế: Chúng tôi không chỉ làm thay bạn mà còn tư vấn phương án tối ưu nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và phòng tránh rủi ro pháp lý ngay từ khâu soạn thảo hợp đồng.
Tốc độ xử lý hồ sơ nhanh chóng và chính xác: Chúng tôi hiểu rằng trong kinh doanh, thời gian là tiền bạc. Với quy trình làm việc số hóa và mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan hữu quan, H-Cargo cam kết xử lý tờ khai chỉ trong vòng vài giờ làm việc.
Chi phí cạnh tranh và minh bạch trong từng khâu: Chúng tôi cung cấp bảng giá dịch vụ rõ ràng, không có chi phí ẩn. H-Cargo luôn nỗ lực tìm kiếm các giải pháp logistics tích hợp để giảm thiểu tổng chi phí cho khách hàng, từ khâu vận chuyển nội địa đến khai báo hải quan.
Việc nắm vững quy trình thủ tục hải quan tại chỗ không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trôi chảy mà còn là lợi thế cạnh tranh lớn trong việc hợp tác với các đối tác quốc tế. Nếu bạn đang gặp bất kỳ khó khăn nào trong việc khai báo hoặc cần một đơn vị đại diện chuyên nghiệp để xử lý các lô hàng xuất nhập khẩu tại chỗ, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.
H-CARGO INTERNATIONAL LOGISTICS
Thông tin liên hệ:
[A]: 113 Ung Van Khiem, My Thanh Tay Ward, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City.
[P]: +84 888 909 186 (Mr. Jack)
[E]: info@hcargovn.com
Bình luận